PRIVACYVERKLARING

Laatst bijgewerkt: september 2026

Koesterbeeld hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, met wie wij gegevens delen, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

Artikel 1 – Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Koesterbeeld
Dijk 14
3930 Hamont
België

KBO-nummer: 0777497659
BTW-nummer: BE0777497659
E-mail: info@koesterbeeld.com

Koesterbeeld is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Artikel 2 – Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de manier waarop u gebruikmaakt van onze website en diensten kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;
adresgegevens;
e-mailadres;
telefoonnummer;
gegevens die u verstrekt bij het boeken van een afspraak;
gekozen dienst, datum en tijd van de afspraak;
zwangerschapsduur op de datum van de afspraak;
leeftijd van de baby wanneer dit relevant is voor een Ouder & Baby beeld;
vragen of opmerkingen die u zelf verstrekt;
bestel- en factuurgegevens;
betaal- en transactiegegevens;
gegevens die nodig zijn voor verzending;
gegevens rondom cadeaubonnen;
correspondentie via e-mail, WhatsApp of andere communicatiemiddelen;
gegevens die u verstrekt bij inschrijving voor e-mailupdates of nieuwsbrieven;
technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals IP-adres, apparaatgegevens en cookiegegevens, voor zover deze worden verzameld;
foto's, video's of andere bestanden wanneer u deze zelf aan ons verstrekt of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Wij verwerken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Artikel 3 – Afspraken en boekingen

Voor het plannen en uitvoeren van afspraken gebruiken wij onder andere Appointment Hour Booking – Booking Calendar van CodePeople in combinatie met WordPress en WooCommerce.

Wanneer u een afspraak boekt, verwerken wij onder andere uw naam, e-mailadres, gekozen dienst, datum en tijd van de afspraak en de informatie die nodig is om te bepalen of de afspraak geschikt is voor de gekozen scan.

Bij zwangerschapsbeelden vragen wij naar de zwangerschapsduur op de datum van de afspraak. Deze informatie is nodig om te beoordelen of de gekozen afspraak op een geschikt moment tijdens de zwangerschap plaatsvindt.

Bij Ouder & Baby beelden kunnen wij vragen naar de leeftijd van de baby op de datum van de afspraak om te beoordelen of de afspraak passend en uitvoerbaar is.

Eventuele aanvullende vragen of opmerkingen worden alleen gebruikt voor de voorbereiding en uitvoering van de afspraak.

Artikel 4 – Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere om:

afspraken te plannen en uit te voeren;
te beoordelen of een gekozen afspraak geschikt is voor de betreffende scan;
bestellingen te verwerken;
betalingen te verwerken en administreren;
Koesterbeelden en andere producten te produceren;
contact met u op te nemen over uw afspraak of bestelling;
vragen en verzoeken te beantwoorden;
facturen en onze administratie bij te houden;
producten te verzenden;
cadeaubonnen te verwerken;
klachten en garantievragen af te handelen;
de website goed, veilig en gebruiksvriendelijk te laten functioneren;
bezoekersstatistieken te verzamelen wanneer daarvoor toestemming nodig is en deze toestemming is gegeven;
nieuwsbrieven en andere e-mailupdates te versturen wanneer u zich daarvoor heeft aangemeld;
te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Artikel 5 – Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Afhankelijk van het doel kan dit zijn:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer de verwerking noodzakelijk is om een afspraak, bestelling, betaling of levering uit te voeren.

Wettelijke verplichting
Wanneer wij gegevens moeten bewaren of verwerken vanwege wettelijke administratieve, fiscale of andere verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor klantenservice, beveiliging, bedrijfsadministratie en het goed functioneren van onze website, voor zover uw privacybelangen niet zwaarder wegen.

Toestemming
Bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, bepaalde cookies, statistieken en het gebruik van foto's of video's wanneer toestemming vereist is.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze toestemming altijd intrekken.

Artikel 6 – Betalingen via Mollie

Voor online betalingen en betaalverzoeken maken wij gebruik van Mollie.

Wanneer u via Mollie betaalt, verwerkt Mollie persoonsgegevens en betaalgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren en controleren van de betaling. Mollie handelt voor betalingstransacties als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Mollie

Koesterbeeld ontvangt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om de betaling aan uw bestelling of afspraak te koppelen en deze administratief te verwerken.

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door Mollie kunt u de privacyverklaring van Mollie raadplegen.

Artikel 7 – Nieuwsbrieven en MailerLite

Voor nieuwsbrieven, e-mailupdates en bepaalde geautomatiseerde e-mails maken wij gebruik van MailerLite.

Wanneer u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of andere e-mailupdates kunnen wij onder andere uw e-mailadres, naam en gegevens die relevant zijn voor de betreffende e-mailreeks verwerken.

MailerLite verwerkt deze gegevens namens Koesterbeeld als verwerker. MailerLite

U kunt zich op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onderaan onze marketingmails.

Een uitschrijving uit marketingmails heeft geen invloed op gegevens die wij om een andere geldige reden moeten bewaren, bijvoorbeeld voor een bestelling, afspraak of wettelijke administratie.

Artikel 8 – Communicatie

Wanneer u per e-mail, WhatsApp, contactformulier of op andere wijze contact met ons opneemt, kunnen wij uw contactgegevens en de inhoud van de communicatie bewaren.

Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden, uw afspraak of bestelling uit te voeren en om gemaakte afspraken te kunnen terugvinden.

Communicatie wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze is ontvangen, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege administratie, garantie, geschillen of een wettelijke verplichting.

Artikel 9 – Foto's en video's

Koesterbeeld kan foto's of video's maken van Koesterbeelden voor portfolio, website en sociale media.

Wij gebruiken foto's of video's voor promotionele doeleinden wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Wij publiceren geen naam of andere direct identificerende persoonsgegevens bij een beeld zonder afzonderlijke toestemming.

Wanneer u eerder gegeven toestemming voor toekomstig gebruik intrekt, gebruiken wij het betreffende materiaal niet opnieuw voor nieuwe publicaties. Een intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor publicaties die al rechtmatig zijn gedaan.

Artikel 10 – Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen wel worden verwerkt of gedeeld met dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, waaronder:

onze hosting- en websiteleveranciers;
WordPress en WooCommerce;
Appointment Hour Booking – Booking Calendar van CodePeople;
Mollie voor betalingen;
MailerLite voor e-mailmarketing en e-mailautomatisering;
boekhoudkundige en administratieve dienstverleners;
vervoerders voor verzending;
technische en beveiligingsdienstverleners;
aanbieders van statistiek- en analysetools wanneer deze op de website worden gebruikt.

Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Wanneer een partij namens Koesterbeeld persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming van deze gegevens.

Artikel 11 – Cookies en statistieken

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke cookies zijn nodig voor het technisch functioneren van de website, het winkelmandje, beveiliging of andere essentiële functies.

Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, zoals bepaalde statistische of analytische cookies, wordt vooraf toestemming gevraagd wanneer dit wettelijk vereist is. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit vereist dat toestemming voor niet-noodzakelijke cookies voorafgaand, vrij, specifiek, geïnformeerd en actief wordt gegeven en ook weer kan worden ingetrokken. Gegevensbeschermingsautoriteit

Koesterbeeld kan statistieken gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en om de website te verbeteren.

Welke cookies en statistiekdiensten daadwerkelijk actief zijn, wordt nader beschreven in het cookiebeleid en/of de cookie-instellingen op de website.

Artikel 12 – Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze langer te bewaren.

De bewaartermijn verschilt per soort gegeven.

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze boekhouding en fiscale administratie worden bewaard gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Gegevens rondom afspraken, bestellingen, klantenservice en garantie worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, administratie, garantie en eventuele vragen of geschillen.

Gegevens die uitsluitend voor marketing worden gebruikt, worden verwijderd of niet meer voor marketing gebruikt wanneer u uw toestemming intrekt of zich uitschrijft.

Artikel 13 – Beveiliging

Koesterbeeld neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking of ongeoorloofde wijziging.

Wij verwachten ook van dienstverleners waarmee wij samenwerken dat zij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Artikel 14 – Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u, afhankelijk van de situatie, onder andere het recht om:

uw persoonsgegevens in te zien;
onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten, neem dan contact op via:

info@koesterbeeld.com

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om uw identiteit te controleren.

Artikel 15 – Klachten over privacy

Heeft u vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact op met Koesterbeeld via:

info@koesterbeeld.com

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Artikel 16 – Websites en diensten van derden

Onze website kan links bevatten naar websites, sociale media of andere diensten van derden.

Koesterbeeld is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken.

Wij raden aan om de privacyverklaring van de betreffende externe partij te raadplegen.

Artikel 17 – Wijzigingen

Koesterbeeld kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte systemen of wetgeving verandert.